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我的工作小智慧(孙洁)
作者(来源):孙洁    发布时间:2013-03-12

大家一起来收集

孙洁

转眼间来到上实附小已经三年了,在这三年中我对学校档案工作从摸索到熟悉,从中得出了一些微不足道的小经验和小感悟,拿来与大家一起分享。

去年暑假因为工作关系和一位档案老前辈谈论的时候,她问我在日常工作中遇到的最大的困难是什么?我的回答是档案收集最困难,还有就是在实际工作中遇到问题后缺乏指导。她听后点点头,确实如此,档案收集可以说是档案工作的重中之重,所谓“巧妇难为无米之炊”,如果不把档案收集齐全,我就无法开展档案的一系列后续工作。在学校档案利用过程中,完整齐全的档案更是档案发挥其作用的前提。老前辈后来向我介绍了一下她在收集档案时候的一些做法供我借鉴,基于学校老师日常工作都非常繁忙,因此我们就要把档案收集的准备工作做好。于是,我根据我们学校的情况制定了档案收集工作的程序。首先在期初的时候,我根据学校下发的学期工作安排设立一整个学期的预立卷目录,对于本学期常规及重点要收集的档案做到心中有数。其次,我听从毛校长的建议,制作档案收集情况表,时常关注学校校园网新闻动态,及时收集学校各类活动的资料,对需要收集的资料做好记录。最后,在期末的时候,我会将还未收集齐全的资料做好整理汇总,再发给各位相关老师要求上交。这样的做法,基本上可以确保大部分的教育教学材料收集齐全。

在收集的过程中,除了依照上述的程序,及时和相关负责老师沟通交流也是非常重要的。档案管理员作为后勤工作人员,不可能直接或全程参与到学校所有的教育教学活动,而老师们通常是文件资料的直接生产者,对于日常的教育教学活动最为熟知。因此我要时常留意活动讯息,找准负责的老师。在每次活动结束后,及时去各位相关老师处收集资料。但是学校大多数的活动都会贯穿整个学期或是一两个月的时间,因此老师们平时资料的积累工作更显重要。老师们可以将每个活动建立一个电子文件夹,把与此活动相关的文件都归纳在一起,这样做便于日后整理,也不用担心资料丢失或遗漏。当活动结束后也可以将文件整个打包发送给我,我再打印出来,既方便又节省老师们打印的时间。

能够顺利收集档案资料,应该说最大的功臣是各位相关的老师,如果不是在老师、老师、老师、老师、教务苏琼以及后勤组同仁的积极配合和倾力帮助下,凭我一己之力也是无法完成这项工作的。当然也离不开学校领导们的重视和关心。在此,特别要对我的领导校办主任吴文静老师在档案资料收集催缴过程中给予我的帮助和支持表示感谢。同时,谢谢各位老师平时在整理资料时所付出的辛勤劳动,希望老师们今后能一如既往地及时移交各类资料!

 

2013121

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